İYS Zorunluluğu Kimleri Kapsar? Şirketiniz İYS'ye Kayıt Olmalı mı?

İYS zorunluluğu, ticari elektronik ileti gönderen hizmet sağlayıcıların faaliyetleri ve ilgili mevzuattaki yükümlülükleri kapsamında değerlendirilir. SMS, e-posta veya telefon araması gibi ticari elektronik ileti gönderen işletmelerin İYS ve ticari ileti izin yönetimi açısından yükümlülüklerini kontrol etmesi gerekir. İYS'ye kayıt olmak, müşteriden izin almak ve KVKK kapsamında kişisel veri işleme şartlarına uymak birbirinden farklı süreçlerdir.

Bu Makalede Neler Öğreneceksiniz?

• İYS zorunluluğu nedir ve kimleri kapsar?
• Şirketinizin İYS'ye tabi olup olmadığını nasıl değerlendirebilirsiniz?
• Her SMS ticari elektronik ileti sayılır mı?
• İYS, KVKK ve ETK arasındaki fark nedir?
• İYS'ye kayıt olmak müşteriden izin almak anlamına gelir mi?
• Web sitesi, mağaza ve saha ekiplerinden alınan izinler nasıl yönetilir?
• Otomotiv bayileri ve B2B şirketler için hangi noktalar öne çıkar?
• En sık yapılan hatalar ve kontrol listesi nelerdir?

İYS Zorunluluğu Nedir?

İYS, yani İleti Yönetim Sistemi, ticari elektronik ileti izinlerinin merkezi olarak yönetilmesini sağlayan sistemdir. Bir şirket müşterilerine SMS, e-posta veya telefon araması gibi ticari amaçlı elektronik iletiler gönderiyorsa, ticari elektronik ileti mevzuatı açısından yükümlülüklerini değerlendirmesi gerekir.

Buradaki önemli nokta şudur: "Şirketimin İYS hesabı var mı?" sorusundan önce "Şirketim ticari elektronik ileti gönderiyor mu?" sorusu sorulmalıdır.

İYS'nin temel amacı, ticari ileti izinlerinin kayıt altına alınmasını, yönetilmesini ve alıcıların izinlerini kontrol edebilmesini sağlamaktır. Sistemin işleyişini ayrıntılı ele aldığımız İYS Nedir, Nasıl Çalışır? İYS Başvurusu ve İzin Yönetimi Rehberi yazımızı inceleyebilirsiniz.

Kimler İYS Kapsamında?

İYS yükümlülüğü açısından temel olarak ticari elektronik ileti gönderen hizmet sağlayıcıların durumunun değerlendirilmesi gerekir. Örneğin:

• E-ticaret şirketleri: Kampanya, indirim, ürün veya hizmet duyurularını SMS ve e-posta ile gönderen e-ticaret işletmeleri.
• Perakende şirketleri: Müşterilerine kampanya ve mağaza iletişimleri gönderen firmalar.
• Otomotiv şirketleri ve bayiler: Yeni araç, servis, bakım, kampanya veya satış fırsatlarını müşterilerine ticari ileti olarak gönderen işletmeler.
• Finans ve sigorta şirketleri: Ürün ve hizmet tanıtımları veya kampanya iletişimleri yapan kuruluşlar.
• Turizm şirketleri: Otel, tatil, seyahat veya diğer hizmetleri pazarlamak amacıyla elektronik ileti gönderen işletmeler.
• Eğitim şirketleri: Eğitim, kurs veya hizmet tanıtımı amacıyla ticari ileti gönderen kuruluşlar.
• B2B şirketleri: Sadece tüketicilere değil, başka işletmelere ürün veya hizmet pazarlayan şirketler de ticari elektronik ileti mevzuatı açısından değerlendirilmelidir.

Dolayısıyla "Biz B2B çalışıyoruz, İYS bizi ilgilendirmez." şeklindeki genel yaklaşım doğru değildir. Önemli olan iletişimin niteliği ve ilgili mevzuattaki kapsamdır.

Şirketiniz İYS'ye Tabi mi? 5 Soruda Kontrol Edin

Aşağıdaki sorulara cevap vererek başlangıç seviyesinde bir değerlendirme yapabilirsiniz.

1. Müşterilerin telefon numarası veya e-posta adresi var mı?

Evet ise sonraki soruya geçin.

2. Bu iletişim bilgilerini ticari iletişim için kullanıyor musunuz?

Örneğin şu içerikleri gönderiyor musunuz?

• kampanya,
• indirim,
• ürün tanıtımı,
• hizmet tanıtımı,
• satış fırsatı,
• pazarlama duyurusu.

Evet ise sonraki soruya geçin.

3. SMS, e-posta veya telefon araması kullanıyor musunuz?

Evet ise ticari elektronik ileti yükümlülüklerinizi kontrol etmelisiniz.

4. Müşterilerden iletişim izni topluyor musunuz?

Evet ise bu izinlerin nasıl alındığını ve yönetildiğini kontrol edin.

5. İzinleri İYS ile ilişkilendiriyor musunuz?

Hayır ise İYS ve ticari elektronik ileti süreçlerinizi incelemeniz faydalı olacaktır.

Bu test hukuki bir uygunluk testi değildir; şirketin konuyu daha ayrıntılı incelemesi gerekip gerekmediğini anlamak için pratik bir başlangıç noktasıdır.

İYS Sadece Büyük Şirketler İçin mi?

Hayır. İYS açısından yalnızca şirketin büyüklüğüne bakılarak karar verilmemelidir. Bir KOBİ de müşterilerine ticari SMS veya e-posta gönderiyorsa ticari elektronik ileti mevzuatı açısından yükümlülüklerle karşılaşabilir.

Örneğin 10 çalışanı olan bir şirket müşterilerine kampanya SMS'leri gönderiyorsa, 1.000 çalışanı olan bir şirket gibi ticari elektronik ileti süreçleri açısından değerlendirme yapmak zorunda olabilir. Buradaki temel mesele çalışan sayısı değil, ticari elektronik ileti faaliyetidir.

Her SMS İYS Kapsamında mıdır?

Hayır. Bir SMS'in gönderilmiş olması tek başına onun ticari elektronik ileti olduğu anlamına gelmez. Örneğin bazı mesajlar;

• sipariş bilgilendirmesi,
• teslimat bilgisi,
• işlem sonucu,
• güvenlik bildirimi

gibi hizmetin yürütülmesiyle ilgili olabilir. Buna karşılık "Yeni kampanyamızı keşfedin.", "Size özel indirim başladı." veya "Yeni ürünlerimizi inceleyin." gibi pazarlama ve tanıtım amacı taşıyan iletiler ticari elektronik ileti niteliğinde değerlendirilebilir.

Bu nedenle şirketler mesajları yalnızca "SMS" olarak değil, amacı ve içeriği bakımından değerlendirmelidir.

İYS ile KVKK Aynı Yükümlülük mü?

Hayır. Bu iki alan birbirine bağlı olmakla birlikte aynı hukuki düzenleme değildir.

Örneğin bir müşterinin telefon numarası KVKK açısından kişisel veri olabilir. Aynı telefon numarasının ticari SMS göndermek amacıyla kullanılması ise ticari elektronik ileti mevzuatı açısından ayrıca değerlendirilir.

Bu nedenle yalnızca "KVKK iznimiz var." demek, ticari elektronik ileti gönderme açısından bütün yükümlülüklerin yerine getirildiği anlamına gelmez. KVKK tarafındaki adımlar için KVKK Uyum Süreci Nasıl Yapılır? rehberimize, mevzuatın genel çerçevesi için ETK Nedir? yazımıza bakabilirsiniz.

KVKK Açık Rızası İYS İzni Yerine Geçer mi?

Bu iki kavramın birbirine karıştırılmaması gerekir. KVKK kapsamındaki açık rıza ile ticari elektronik ileti gönderimine ilişkin onay farklı hukuki süreçlerdir.

Örneğin müşteriden "Kişisel verilerimin işlenmesine açık rıza veriyorum." şeklinde bir onay alınması, otomatik olarak müşteriye her türlü pazarlama SMS'inin gönderilebileceği anlamına gelmez. Benzer şekilde ticari elektronik ileti izninin bulunması da KVKK kapsamındaki diğer yükümlülükleri ortadan kaldırmaz.

Bu nedenle izin toplama süreçleri tasarlanırken KVKK ve ticari elektronik ileti mevzuatı birlikte ancak birbirinden ayrıştırılarak değerlendirilmelidir. Ayrımın ayrıntısı için Açık Rıza ile Ticari Elektronik İleti İzni Arasındaki Fark ve SMS Göndermiyoruz, İzin Almamız Gerekiyor mu? yazılarımızı inceleyebilirsiniz.

İYS'ye Kayıt Olmak Müşteriden İzin Almak mıdır?

Hayır. Bu, şirketlerin en sık karıştırdığı konulardan biridir. Şirketin İYS'ye kayıt olması, şirketin sisteme dahil olmasıdır. Müşterinin SMS, e-posta veya arama için izin vermesi ise ticari ileti iznidir. İki süreç birbirinden farklıdır. Örneğin:

1. Şirket İYS'ye kayıt olur.
2. Müşteriden uygun yöntemle iletişim izni alınır.
3. İzin kaydedilir.
4. İzin İYS ve ilgili sistemlerle ilişkilendirilir.
5. İletişim gönderilmeden önce izin durumu kontrol edilir.

Bu ayrımın şirketin pazarlama operasyonlarında doğru şekilde uygulanması önemlidir.

İYS'ye Kayıt Olmak Yeterli mi?

Hayır. İYS hesabının bulunması şirketin tüm ticari ileti süreçlerini otomatik olarak uyumlu hâle getirmez. Şirketin ayrıca;

• izinlerin nasıl toplandığını,
• izinlerin hangi kanaldan alındığını,
• hangi iletişim kanalı için geçerli olduğunu,
• izin kayıtlarının nasıl saklandığını,
• ret taleplerinin nasıl yönetildiğini,
• CRM ve pazarlama sistemlerinin İYS ile nasıl çalıştığını

kontrol etmesi gerekir. Bu nedenle İYS'yi yalnızca bir "kayıt sistemi" olarak görmek yerine izin yönetiminin bir parçası olarak değerlendirmek daha doğru olur.

İYS Zorunluluğu Olan Şirketler İzinleri Nasıl Yönetmeli?

İdeal süreç müşterinin ilk temasından başlamalıdır. Örneğin:

1. Müşteri mağazaya gelir.
2. Müşteri bilgileri alınır.
3. Gerekli bilgilendirme yapılır.
4. Ticari ileti tercihleri alınır.
5. İzin kaydı oluşturulur.
6. Merkezi sistemlerle senkronize edilir.
7. Müşteriye ileti gönderilmeden önce izin kontrol edilir.
8. Müşteri ret verirse tercih güncellenir.

Bu yapı özellikle çok sayıda müşterisi ve farklı satış kanalları olan şirketlerde önem kazanır.

Web Sitesinden İzin Alan Şirketler Ne Yapmalı?

Web sitesi, ticari ileti izni toplamanın önemli kanallarından biri olabilir. Örneğin bir ziyaretçi "Kampanyalardan haberdar olmak istiyorum." seçeneğini işaretleyebilir.

Burada şirketin yalnızca checkbox oluşturması yeterli değildir. İzin sürecinin;

• hangi tarihte,
• hangi kanaldan,
• hangi iletişim adresi için,
• hangi kapsamda,
• hangi yöntemle

alındığının kayıt altına alınması gerekir. Bu nedenle web sitesi, CRM ve İYS arasında sağlıklı bir veri akışı oluşturmak önem kazanabilir.

Mağaza ve Saha Ekiplerinden Alınan İzinler Nasıl Yönetilmeli?

Özellikle perakende ve otomotiv gibi müşteriyle yüz yüze temasın yoğun olduğu sektörlerde önemli bir konu da budur. Bir satış danışmanı müşteriden sözlü veya dijital olarak iletişim izni aldığında bu izin daha sonra merkezi sistemlere aktarılabilir.

Ancak manuel Excel listeleri veya kişisel notlar üzerinden yürütülen izin yönetimi;

• hata,
• veri kaybı,
• yanlış izin,
• mükerrer kayıt

gibi riskleri artırabilir. Bu nedenle saha ekiplerinin izin toplama sürecinin dijitalleştirilmesi operasyonel açıdan avantaj sağlayabilir.

Entaveri Bu Sürecin Neresinde?

Entaveri'nin burada konumlandığı nokta müşteri ile şirket arasındaki ilk temas olabilir. Örneğin bir otomotiv bayisinde satış danışmanı müşteriyle görüşürken şu şekilde ilerleyen bir süreç kurulabilir:

Müşteri bilgileri → Dijital form → Gerekli bilgilendirme → İletişim tercihleri → İzin kaydı

Bu izin daha sonra şirketin kullandığı CRM/ERP ve ilgili merkezi sistemlerle entegre şekilde yönetilebilir. Böylece şirket "İzni aldık mı?" sorusundan ziyade "İzin ne zaman, hangi kanaldan, hangi amaçla ve hangi sistem üzerinden alındı?" sorusuna cevap verebilecek bir kayıt yapısına sahip olabilir.

Bu özellikle çok sayıda satış temsilcisi veya şubesi bulunan işletmeler açısından önemlidir.

İYS Zorunluluğu Açısından Otomotiv Bayileri

Otomotiv sektörü, izin yönetiminin özellikle dikkat gerektirdiği alanlardan biridir. Bir bayi müşterisiyle;

• araç satışı,
• test sürüşü,
• servis,
• bakım,
• kampanya,
• finansman,
• sigorta

gibi birçok farklı temas noktasına sahip olabilir. Müşterinin bir işlem sırasında verdiği telefon veya e-posta adresi, otomatik olarak her türlü pazarlama iletişimi için kullanılabilecek bir iletişim izni anlamına gelmez.

Bu nedenle otomotiv bayilerinde şu zincirin doğru tasarlanması önemlidir:

Müşteri verisi → İşlem amacı → İletişim tercihi → Ticari ileti izni → Merkezi izin yönetimi

İYS Zorunluluğu ve B2B Şirketler

B2B şirketler de konuyu ayrıca değerlendirmelidir. Bir şirket başka bir şirketin çalışanına veya yetkilisine;

• ürün tanıtımı,
• hizmet teklifi,
• kampanya,
• etkinlik duyurusu

gönderiyorsa iletişimin niteliğine göre ticari elektronik ileti mevzuatı kapsamında değerlendirme gerekebilir.

Bu nedenle "Biz tüketiciye satış yapmıyoruz." ifadesi tek başına İYS yükümlülüğünün bulunmadığını göstermeye yeterli değildir. B2B pazarlama süreçlerinin de iletişim yöntemi ve içeriği açısından incelenmesi gerekir.

İYS Kapsamında Olmayan veya Farklı Değerlendirilmesi Gereken İletiler

Her elektronik ileti ticari elektronik ileti değildir. Örneğin işlemin gerçekleştirilmesi için gönderilen bazı hizmet bildirimleri ile pazarlama amacı taşıyan iletişimler aynı şekilde değerlendirilmemelidir. Bu nedenle şirketler iletişimlerini ayırmalıdır:

Ancak hangi iletişimin hangi kategoriye girdiği somut olayın içeriğine göre değerlendirilmelidir.

İYS Zorunluluğunda En Sık Yapılan Hatalar

1. "Müşterimiz zaten bizim müşterimiz." Müşteri olmak her türlü ticari ileti için otomatik izin anlamına gelmez.
2. "Telefon numarasını kendisi verdi." Telefon numarasının verilmesi ile pazarlama izni verilmesi aynı şey değildir.
3. "KVKK onayı aldık." KVKK ile ticari ileti izinleri farklı hukuki süreçlerdir.
4. "İYS'ye kayıt olduk, işlem tamam." İYS kaydı tek başına uçtan uca izin yönetimi anlamına gelmez.
5. "B2B olduğumuz için İYS bizi ilgilendirmez." B2B iletişimlerin de niteliğine göre değerlendirilmesi gerekir.
6. "Eski müşteri listemiz var, herkese SMS gönderebiliriz." Eski müşteri listelerindeki iletişim izinlerinin durumu ayrıca incelenmelidir.

Şirketiniz İçin İYS Kontrol Listesi

Aşağıdaki maddelere "evet" cevabı verebiliyor musunuz?

• Ticari elektronik ileti gönderip göndermediğimizi belirledik.
• İYS kapsamındaki yükümlülüklerimizi değerlendirdik.
• İYS kaydımızı kontrol ettik.
• Ticari ileti izinlerini kanal bazında yönetiyoruz.
• SMS izinlerini kontrol ediyoruz.
• E-posta izinlerini kontrol ediyoruz.
• Telefon araması izinlerini kontrol ediyoruz.
• Ret bildirimlerini takip ediyoruz.
• İzinlerin nasıl ve ne zaman alındığını kayıt altına alıyoruz.
• CRM veya pazarlama sistemlerimizde izin bilgisi bulunuyor.
• İYS ile kullandığımız sistemler arasındaki veri akışını kontrol ediyoruz.
• KVKK ve ticari ileti süreçlerini birbirinden ayırıyoruz.
• Web sitesi üzerinden alınan izinleri yönetiyoruz.
• Saha veya mağaza ekiplerinin aldığı izinleri yönetiyoruz.

Birden fazla maddede "hayır" cevabı veriyorsanız ticari ileti izin yönetiminizi ayrıntılı olarak gözden geçirmeniz faydalı olabilir.

İYS Zorunluluğu İçin Pratik Karar Ağacı

Şirketinizin durumunu basitçe şöyle düşünebilirsiniz:

1. Müşteri iletişim bilgisi topluyor musunuz?
2. Bu bilgileri ticari veya pazarlama amaçlı kullanıyor musunuz?
3. SMS, e-posta veya arama gibi elektronik iletişim kanalları kullanıyor musunuz?
4. Üç soruya da "evet" diyorsanız ticari elektronik ileti mevzuatı ve İYS yükümlülüklerinizi değerlendirin.

Ardından şu dört aşamanın tamamı birlikte değerlendirilmelidir:

İzinleri nasıl topluyorsunuz? → Nasıl kayıt altına alıyorsunuz? → İYS ile nasıl yönetiyorsunuz? → Retleri nasıl uyguluyorsunuz?

Sık Sorulan Sorular

İYS zorunluluğu kimleri kapsar?

Ticari elektronik ileti gönderen hizmet sağlayıcıların İYS ve ilgili mevzuat kapsamındaki yükümlülükleri faaliyetlerine göre değerlendirilmelidir.

Küçük işletmeler İYS'ye tabi olabilir mi?

Evet. Şirketin küçük veya büyük olması tek başına belirleyici değildir. Ticari elektronik ileti faaliyetinin bulunup bulunmadığı ve ilgili mevzuat kapsamı değerlendirilmelidir.

B2B şirketler İYS'ye tabi midir?

B2B iletişimlerin de içeriği, amacı ve alıcı bakımından somut olarak değerlendirilmesi gerekir. "B2B çalışıyoruz" ifadesi tek başına kapsam dışında olunduğunu göstermez.

Müşteri telefon numarasını verdiyse SMS gönderebilir miyim?

Telefon numarasının verilmesi ile ticari ileti izninin verilmesi aynı şey değildir. İletinin niteliği ve uygulanacak mevzuat ayrıca değerlendirilmelidir.

İYS'ye kayıt olmak zorunlu mu?

Ticari elektronik ileti gönderen hizmet sağlayıcıların İYS kapsamındaki yükümlülükleri somut faaliyetlerine ve güncel mevzuata göre değerlendirilmelidir.

İYS ile KVKK arasındaki fark nedir?

KVKK kişisel verilerin işlenmesine ilişkin genel çerçeveyi düzenler. Ticari elektronik ileti süreçleri ise 6563 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde değerlendirilir. İYS bu iletişim izinlerinin merkezi yönetiminde kullanılan sistemdir.

İYS'ye kayıt olmak müşteriden izin almak anlamına gelir mi?

Hayır. İYS kaydı şirketin sisteme dahil olmasıdır. Müşteriden ticari elektronik ileti izni alınması ayrı bir süreçtir.

İYS izinleri nereden alınabilir?

İzinlerin web sitesi, mağaza, satış temsilcisi, çağrı merkezi veya diğer müşteri temas noktalarından alınması mümkün olabilir. Önemli olan izin alma yönteminin ilgili mevzuata uygun şekilde tasarlanması ve izin kayıtlarının yönetilebilir olmasıdır.

Sonuç

İYS zorunluluğunu değerlendirirken yalnızca şirketin büyüklüğüne veya faaliyet alanına bakmak yeterli değildir. Asıl soru şu olmalıdır: Şirketiniz ticari elektronik ileti gönderiyor mu ve bu iletişim süreçlerini nasıl yönetiyor?

SMS, e-posta veya telefon araması yoluyla ticari iletişim yapan şirketler, ilgili mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerini ve İYS süreçlerini kontrol etmelidir. Ancak İYS'ye kayıt olmak tek başına yeterli değildir. Gerçek anlamda sağlıklı bir izin yönetimi şu zincirin tamamını kapsamalıdır:

Müşteri → Veri → Bilgilendirme → İzin → Kayıt → İYS → İletişim → Ret

Özellikle çok sayıda müşterisi, satış noktası, satış temsilcisi veya iletişim kanalı bulunan şirketlerde bu sürecin dijitalleştirilmesi operasyonel hataları azaltabilir ve izinlerin daha kontrollü yönetilmesine yardımcı olabilir.

Şirketinizin ticari ileti izinlerini kanal bazında yönetilebilir hâle getirmek için Entaveri çözümümüzü inceleyebilir ya da bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır ve hukuki danışmanlık niteliğinde değildir. İYS ve ticari elektronik ileti yükümlülükleri şirketin faaliyet alanı, iletişim kanalları, ileti türü ve somut süreçleri dikkate alınarak değerlendirilmelidir. Güncel mevzuat ve ilgili resmi kurum açıklamaları ayrıca incelenmelidir.